Die nachfolgenden Dokumente sind für jeden Antrag vollständig vorzulegen.

• Vollständig ausgefüllter und unterschriebener Videx-Antrag.
• Ein biometrisches Foto im Format 3,5 cm x 4,5 cm mit hellem Hintergrund (bitte nicht festkleben oder tackern).
• Reisepass mit einer Gültigkeit von mindestens sechs Monaten, und mindestens drei leeren Seiten.
• Kopie des Reisepasses (nur die Seite mit personenbezogenen Daten).
• Bearbeitungsgebühr in Höhe 75,00 €, bar in kolumbianischen Pesos (COP) (zum Tageskurs der Botschaft).
• private Krankenversicherung (meist 'Incoming-Versicherung' genannt) mit Geltung im gesamten Schengen-Raum, Mindestdeckungssumme 30.000 €, gültig für den gesamten Gültigkeitszeitraum des Aufenthalts.

Minderjährige
Minderjährige unter 18 Jahren müssen von mindestens einem Sorgeberechtigten begleitet werden. Wenn das zweite Elternteil bei dem Termin nicht anwesend sein kann, wird eine notarielle Vollmacht mit Apostille und deutscher Übersetzung benötigt. (Original+Kopie).
Der Videx-Antrag muss von allen Sorgeberechtigten unterschrieben werden.

• Geburtsurkunde mit Apostille und mit offizieller deutscher Übersetzung. (Original+Kopie)
• Ausreiseerlaubnis von allen Sorgeberechtigten unterschrieben mit Apostille, notariell beglaubigt und mit offizieller deutscher Übersetzung. (Original+Kopie)
• formloses, notariell beglaubigtes Schreiben (+ offizielle deutsche Übersetzung), unterschrieben von allen Sorgeberechtigten, in dem sich die Eltern mit der Reise des Minderjährigen nach Deutschland einverstanden erklären und in dem angegeben ist, wo er/sie unterkommen wird und an wen die Personensorge übertragen wurde. (Original+Kopie)

Antragsteller mit einer anderen Staatsangehörigkeit als der Kolumbianischen

• Nachweis des gewöhnlichen Aufenthalts in Kolumbien.

Unterlagen für Schüleraustausch

• Erfolgt der Schulbesuch/Schüleraustausch über eine Organisation: fügen Sie Ihrem Antrag bitte die Unterlagen bei, die Sie von dieser erhalten haben.
• Aufnahmebestätigung der Schule in Deutschland mit Angaben zur internationalen Ausrichtung.
• Bescheinigung der kolumbianischen Schule, die den Schüleraustausch genehmigt.
• Einladungsschreiben der Gastfamilie oder des aufnehmenden Internats, in dem bestätigt wird, dass Unterkunft und Verpflegung dort sichergestellt sind.
• Kopien der Ausweisdokumente der Eltern sowie der Gasteltern.
• Finanzierungsplan: Erläuterndes Schreiben in deutscher oder englischer Sprache, aus dem hervorgeht, wie der Austausch finanziert werden soll, sowie entsprechende Belege (z. B. Kontoauszüge, Gehaltsabrechnungen). Das Erklärungsschreiben + Belege sollten nicht länger als 6 Seiten sein und muss von beiden Elternteilen unterschrieben werden.